norma

MINISTERIO DE TRABAJO Y SEGURIDAD SOCIAL

REGISTRO NACIONAL DE LA INDUSTRIA DE LA CONSTRUCCION

Disposición Nº 77/94

Bs. As., 10/11/94

VISTO las leyes Nros. 15.935, 19.931, 23.756 y 24.304; los Decretos Nros. 231/79 y 1571/81 y la Resolución M.T.y S.S. Nº 217/94, y

CONSIDERANDO:

Que las leyes precitadas constituyen la normativa a aplicar con relación al archivo y desafectación de la documentación en el ámbito de la Administración Pública Nacional, de la que este Organismo descentralizado forma parte.

Que la naturaleza de la documentación que se maneja en las dependencias de este Organismo hace que deban extremarse los recaudos antes de proceder al descarte de la misma.

Que este criterio obliga a tomar decisiones mesuradas en orden al valor intrínseco que tiene la prueba documental.

Que no justifica la guarda de documentación que, por su entidad o naturaleza, no sea de utilidad para hacer valer derechos en jurisdicción administrativa o judicial, ya sea por situaciones de baja irreversible, extinción de personas, prescripción u otras causas.

Que no justifica la guarda de documentación que, por su carácter o por regulaciones jurídicas específicas, deben ser archivadas por otros entes u órganos de la Administración Pública, ya sean éstos del Poder Ejecutivo, Legislativo o Judicial.

Por ello,

EL ADMINISTRADOR DEL REGISTRO NACIONAL DE LA INDUSTRIA DE LA CONSTRUCCIÓN

DISPONE:

ARTICULO 1º – Dar el carácter de sustantiva a la documentación creada y/o exigida por el Organismo en cumplimiento de los objetos específicos que le impone la Ley 22.250. Esta documentación será de guarda permanente.

1. Información relativa a accidentes de trabajo con causa judicial, contados desde la finalización de la causa judicial por perención de instancia o por sentencia judicial en firme.

2. Designación de cargos o asignación de funciones por documentos no contemplados en el artículo 2º inc. 4º y en los artículos 5º y 6º de la presente.

3. Información relativa a comisiones de servicios si no hay lugar a indemnización especial para el personal.

4. Constancia del acto administrativo que produce el desarraigo de un funcionario del Organismo, desde la fecha de su consentimiento y/o efectivización.

5. Información relativa a embargos, franquicias, justificaciones de inasistencias y/o fallecimiento de un funcionario, a partir del cese del embargo o la franquicia y/o de la denuncia o informe de la justificación o fallecimiento.

6. Formulario por el que se concede o aprueba la licencia anual ordinaria, desde que la misma fue concedida.

7. Formularios por el que se concede o aprueban licencias extraordinarias (excepto para realizar estudios o investigaciones), desde la finalización de la licencia.

8. Los comprobantes relaciones con la administración del personal que se listan a continuación:

· Partes de asistencias, desde su fecha.

· Promociones concedidas, desde el consentimiento del acto administrativo.

· Reintegro de haberes, desde efectuado el reintegro.

· Renuncias, desde su aceptación.

· Renuncias condicionadas, desde la fecha de cesación de los servicios.

· Sanciones disciplinarias que consistan en apercibimiento y/o suspensión (que no sean consecuencia de un sumario), desde la fecha de obras y su ubicación, en cumplimiento del art. 32 de la Ley 22.250.

ARTICULO 8º – Será necesario guardar por seis (6) meses desde la fecha de emisión o finalización del trámite, en su caso:

Eventualmente, la información que contiene esta documentación podrá ser compilada en medios de tecnología moderna para procesamientos de datos y/o imágenes, existentes en la actualidad o que pudieran aparecer en el futuro, siempre que garanticen la fidelidad al documento original y sean aceptados como prueba sin restricciones en sede administrativa o judicial.

En caso de que estos archivos alternativos reemplacen total y absolutamente a la documentación sustantiva original, esta última podrá ser desafectada y eliminada de los archivos.

ARTICULO 2º – Se considerará documentación de carácter sustantivo y de guarda permanente la siguiente:

1) Padrones Historiaoacute;ricos de empleadores y trabajadores, con todos los datos básicos de inscripción al sistema que regula la Ley 22.250 y las normas complementarias vigentes.

2) Legajos del personal del Registro Nacional de la Industria de la Construcción, donde debe constar específicamente:

- tiempo de servicios y haberes percibidos,

- causas de cesantía o exoneración,

- causas de retiro o alejamiento de la función,

- liquidaciones a efectos previsionales,

- licencias extraordinarias otorgadas para realizar estudios o investigaciones,

- certificación de servicios,

- evaluación de desempeño y sumarios,

3) Decretos del Poder Ejecutivo y Resoluciones Ministeriales relacionados con el Organismo, en copia del Boletín Oficial o mediante transcripción fiel del texto.

4) Disposiciones y Resoluciones emanadas de la Administración del Registro Nacional de la Industria de la Construcción, en copia fiel de los originales.

ARTICULO 3º – La documentación que no esta incluida en el artículo 2º de la presente será considerada de carácter operativo.

Será necesario guardar por diez (10) años, a partir de la fecha de emisión, la siguiente documentación de carácter operativo:

1) Comprobante de pago de haberes, gastos y retribuciones extraordinarias del personal del Organismo.

2) Balances de cierre de cuentas.

3) Libro Mayor de intervenciones.

4) Libros de Contabilidad.

5) Libros de Ordenes de Pago y Liquidaciones.

6) Contratos de locación de servicios y/u obras, de comodatos, de depósito y/o de compraventas de bienes de uso, muebles o inmuebles, sin perjuicio de mantener la guarda si tales contratos son de ejecución continuada y se encuentran vigentes al término del plazo establecido en la presente.

7) Ficheros con el registro de los expedientes y/o actuaciones iniciadas en el Organismo.

ARTICULO 4º – Será necesario guardar por cinco (5) años, a partir de la fecha que se disponga en la presente o de la emisión, en su caso, la siguiente documentación operativa:

1. Expedientes iniciados con Dictámenes Acusatorios Circunstanciados producidos por el Organismo.

2. Memorándum y providencias de información relacionadas con el Organismo, con origen o destino en Autoridades de la Administración Pública en ejercicio de cargos jerárquicos, que tengan efectos externos hacia terceros.

3. Pólizas de Seguro caducas, a partir de la fecha del vencimiento de las mismas.

4. Presupuestos anuales aprobados del Organismo.

5. Comunicaciones de la Tesorería General de la Nación, Contaduría General de la Nación y Auditoría o Sindicatura General de la Nación, relacionadas con el Organismo.

6. Rendiciones económico-financieras de Delegaciones zonales o provinciales y/o de apoderados, al servicio o en cumplimiento de funciones para este Organismo.

7. Ordenes de compra y/o contratos no consignados en el artículo 3º, inc. 6º, ello sin perjuicio de mantener su guarda si tales contratos son de ejecución continuada y se encuentran vigentes.

8. Formularios que tramitan licencias especiales, desde la finalización de la licencia.

9. Información relativa a comisiones de servicios, si éstas dan lugar a indemnizaciones especiales del personal.

ARTICULO 5º – Será necesario guardar por tres (3) años, a partir de la fecha que se disponga en la presente o de la emisión, en su caso, la siguiente documentación operativa:

1. Solicitudes de inscripción de empleadores con la documentación anexa que exige al Organismo para este trámite.

2. Solicitud de inscripción de obreros y pedidos de emisión de Libretas de Aportes, por parte de los empleadores.

3. Libretas de Aportes de los trabajadores que queden en poder del Organismo, des de la fecha de devolución por parte de empleadores o desde que fueron puestos en consignación por alguna Autoridad de la Administración Pública.

4. Comprobantes de remisión de Libretas de Aportes de Trabajadores a la C.O.N.E.T. o jurisdicción sustituta que corresponda, en cumplimiento del art. 20 de la Ley 22.250 y los decretos y normas dictadas en consecuencia.

5. Actas de recepción de elementos adquiridos por el Organismo por compra, cesión, donación, dación en pago o prescripción adquisitiva.

6. Boletas de depósitos para las cuenta corrientes bancarias del Organismo.

7. Información relativa a accidentes de trabajo sin causa judicial abierta.

8. Recursos administrativos, desde la notificación del Decreto o Resolución que finaliza el trámite.

9. Trámite de reubicación y reencasillamiento de funcionarios, desde el consentimiento y/o efectivización del acto administrativo por el funcionario.

ARTICULO 6º – Será necesario guardar por dos (2) años, a partir de la fecha que se disponga en la presente, la siguiente documentación operativa:

1. Las Disposiciones o Resoluciones que deciden nombramientos, desde la fecha en que se dispone dichos nombramientos.

2. Las Disposiciones que deciden el reingreso de un funcionario, desde la fecha en que se dispone dicho reintegro.

ARTICULO 7º – Será necesario guardar por un (1) año, a partir de la fecha que se disponga en la presente o de la emisión, en su caso la siguiente documentación operativa:

* Toda solicitud de empleo denegada, a contar desde la fecha de notificación de la denegatoria al interesado y,

* En general, cualquier otra documentación de interés operativo no contemplada en los artículos anteriores.

ARTICULO 9º – Los plazos mínimos de conservación de documentos de personal y de control establecidos en los artículos 4º (incs. 8º y 9º); 5º; 6º; 7º y 8º son los que figuran en el Anexo I de la Res. M.T.y S.S. Nº 217/94. Tales documentos se archivarán en carpeta separada –hasta su desafectación– junto con el resto de la documentación consignada en el art. 2º, inc. 2º de la presente, que constituye el legajo de guarda permanente.

ARTICULO 10 – Poner en conocimiento de la Comisión de Selección Documental la presente Disposición, dentro del plazo previsto en la Res. M.T.y S.S. Nº 217/94.

ARTICULO 11 – Regístrese, publíquese en el Boletín Oficial, comuníquese remítase copia autenticada al Departamente Publicaciones y Biblioteca y a las Delegaciones Provinciales del M.T.y S.S. y archívese.– Ing. OSCAR ALBERTO ELORRIAGA - Administrador, Registro Nacional de la Industria de la Construcción.

e.21/11 Nº 3823 v. 21/11/94