SUPERINTENDENCIA DE ADMINISTRADORAS DE FONDOS DE JUBILACIONES Y PENSIONES Instrucción N° 21/2003

SUPERINTENDENCIA DE ADMINISTRADORAS DE FONDOS DE JUBILACIONES Y PENSIONES
Instrucción N° 21/2003
Bs. As., 6/10/2003
VISTO los artículos 44, 45 y 66 de la Ley N° 24.241, la Resolución SAFJP N° 768/95, la Instrucción SAFJP N° 4/99 y normas modificatorias y concordantes; y
CONSIDERANDO:
Que resulta oportuno establecer que las Administradoras de Fondos de Jubilaciones y Pensiones extiendan la cobertura de sus servicios de atención al público y a sus afiliados a través de la tecnología de redes Internet.
Que el objetivo principal es introducir mejoras en los servicios a los afiliados y al público, brindando un marco de referencia para que estas operaciones resulten seguras y confiables, así como de fácil comprensión y operación para los trabajadores, facilitando su utilización.
Que en una primera etapa, se ha evaluado la conveniencia de especificar los servicios que se deberán implementar, siendo obligatorio para todas las Administradoras permitir a los afiliados y trabajadores, requerir el traspaso de sus cuentas personales de una AFJP a otra y solicitar y acceder al estado de cuenta cuatrimestral resumido y detallado.
Que se deben asegurar ciertas características que permitan al usuario contar con condiciones de seguridad, integridad, confidencialidad, disponibilidad en las comunicaciones y las facilidades necesarias para que las transacciones se efectúen de una forma fácil y expedita.
Que asimismo, por las características de las operaciones que se autoriza a implementar, se considera necesario especificar que los servicios deben incorporar procedimientos de control que garanticen la existencia de medidas tendientes a evitar el riesgo de ingreso de usuarios no autorizados a la información de sus bases de datos o sistemas de soporte de las operaciones que se realicen.
Que como medida de seguridad se prevé la utilización de una "Clave Unica de Servicios" para acreditar la identidad de los usuarios y que no significará costo para los mismos.
Que en materia de traspasos entre administradoras, es necesario compatibilizar la operatoria de suscripción electrónica de solicitudes con la normativa que regula los circuitos usados en la actualidad.
Que la Gerencia de Asuntos Jurídicos ha tomado la intervención que le compete.
Que la presente se dicta en virtud de lo dispuesto en el inciso b) del artículo 118 y el inciso b) del artículo 119 de la Ley N° 24.241.
Por ello,
EL SUPERINTENDENTE DE ADMINISTRADORAS DE FONDOS DE JUBILACIONES Y PENSIONES
INSTRUYE:
ARTICULO 1° — Las Administradoras de Fondos de Jubilaciones y Pensiones deberán proceder de conformidad con las disposiciones de la presente instrucción, con el objeto de extender su cobertura de servicios y atención a los afiliados y al público a través de un sitio Web llamado en adelante "el Sitio".
Será obligatorio para las Administradoras permitir a los afiliados y trabajadores, de acuerdo a las pautas establecidas en la presente instrucción, realizar las siguientes operaciones a través del Sitio:
a) Requerir el traspaso de sus cuentas individuales de una AFJP a otra.
b) Solicitar y acceder al estado de cuenta cuatrimestral resumido y detallado, de acuerdo con lo señalado en la normativa vigente. La entrega del estado de cuenta a través del Sitio reemplazará su envío por correo.
ARTICULO 2° — Con el objeto de acreditar la autenticidad del Sitio, éste deberá tener una certificación digital, otorgada y emitida por una entidad certificadora nacional o internacional, constituida legalmente en Argentina o en el extranjero.
El certificado digital deberá cumplir con los estándares nacionales e internacionales de encriptación que garanticen la integridad y confidencialidad de las transferencias electrónicas de información. El Sitio deberá estar diseñado de manera tal que el usuario pueda verificar estas condiciones antes de comenzar a operar en él.
ARTICULO 3° — El Sitio debe proporcionar un servicio de intermediación electrónica que permita el envío, recepción, almacenamiento, respaldo y recuperación de la información intercambiada, ofreciendo seguridad, integridad, confidencialidad, disponibilidad en las comunicaciones y las facilidades necesarias para que las transacciones se efectúen de una forma fácil y expedita.
ARTICULO 4° — El servicio que la Administradora proporcione a través del Sitio debe estar disponible las VEINTICUATRO (24) horas del día, los SIETE (7) días de la semana, con excepción de las interrupciones que por razones técnicas debidamente justificadas o de fuerza mayor puedan afectar tal disponibilidad.
ARTICULO 5° — El Sitio debe contar con los mecanismos que permitan entregar la información o recibir las comunicaciones dispuestas en la presente Instrucción, a los usuarios que no posean dirección de correo electrónico.
ARTICULO 6° — El Sitio debe tener una interfaz interactiva de configuración simple y clara, de fácil comprensión y operación para los trabajadores, con el objeto de no dificultarles su utilización, debiendo procurarse el uso de tecnología ampliamente difundida y compatible.
ARTICULO 7° — El Sitio debe incorporar procedimientos de control que garanticen como mínimo, lo siguiente:
- Acceso y disponibilidad permanente del servicio.
- Que las operaciones se realizan en un ambiente seguro transmitiendo la información encriptada para resguardar su confidencialidad.
- Que las Claves Unicas de Servicios sean almacenadas en forma ilegible mediante técnicas de encriptación que no permitan su lectura.
- Páginas web y formularios electrónicos organizados de una manera lógica, de aplicación y comprensión expedita por el usuario.
- Que todos los requerimientos, solicitudes y operaciones realizadas durante el día, sean cursadas dentro de los plazos que para tales operaciones se establecen en la normativa vigente.
- Disponer de respaldos por un período de CINCO (5) años como mínimo, que permitan establecer fehacientemente el hecho de haberse efectuado determinadas transacciones u operaciones.
- Proporcionar información acerca del estado de los requerimientos formulados por los usuarios, que le permitan conocer en forma sostenida si éstos han sido recibidos o se encuentran pendientes.
- Llevar un registro de las operaciones realizadas.
- Que el funcionamiento del Sitio sea compatible con la normativa que regula la operación de los Fondos de Jubilaciones y Pensiones.
ARTICULO 8° — Las Administradoras podrán optar por contratar con una entidad externa especializada la administración del Sitio, en cuyo caso el contrato de prestación de servicios debe contener cláusulas expresas referidas a los mecanismos de seguridad exigidos en esta norma, especialmente lo relacionado con la privacidad de la información.
ARTICULO 9° — Las Administradoras deben adoptar las medidas necesarias tendientes a evitar el riesgo de ingreso de usuarios no autorizados a la información de sus bases de datos o sistemas de soporte de las operaciones que se realicen a través del Sitio y asegurar que cualquier transacción o comunicación se efectúe en forma segura, íntegra y confidencial.
ARTICULO 10. — Para efectuar las transacciones, debe contemplarse el uso de una "Clave Unica de Servicios", la que debe contener mecanismos de seguridad para acreditar la identidad de los usuarios. En las transacciones, dicha clave debe validarse, aceptando o rechazando las operaciones.
Las Administradoras deberán hacer uso de la Clave Unica de Servicios en las transacciones definidas como obligatorias en el artículo 1° de la presente norma, quedando facultadas a hacer extensivo su uso a los restantes servicios que se realicen a través del Sitio.
ARTICULO 11. — Los trabajadores deben solicitar la Clave Unica de Servicios vía Internet. La Clave Unica de Servicios no significará costo para los usuarios.
ARTICULO 12. — Las Administradoras serán responsables de diseñar procedimientos que les permitan certificar la entrega de Clave Unica de Servicios. Las Administradoras podrán optar por contratar los servicios de una o más entidades externas para la emisión de la Clave Unica de Servicios, debiendo para ello suscribir un contrato de prestación de servicios. En los contratos deben incorporarse cláusulas especiales referidas a la obligación de dichas entidades externas de celebrar contratos de idénticas características en cuanto a precio, servicio, plazos y demás estipulaciones, con cualquier otra Administradora que lo solicite por escrito mientras esté vigente el contrato.
ARTICULO 13. — Las Administradoras deben crear procedimientos que garanticen que la Clave Unica de Servicios sea reconocida por todas las Administradoras para hacer operaciones a través del Sitio, independientemente de las entidades que las emitieron.
ARTICULO 14. — La entrega de la Clave Unica de Servicios se realizará personal y exclusivamente al solicitante, debiendo comprobarse en ese momento la identidad del usuario que la solicitó, de tal forma de evitar su adulteración, copia o uso indebido. Asimismo, los usuarios suscribirán con la Administradora un contrato en el cual se dejará constancia expresa de la obligación de utilizar dichos mecanismos en forma personal, haciéndose responsables de cualquier uso que un tercero haga de ellos.
ARTICULO 15. — Las Administradoras deben adoptar todas las medidas administrativas y legales que garanticen la máxima seguridad en el uso de estos instrumentos y de otorgar las facilidades para que los usuarios puedan comunicar oportunamente la copia, hurto o robo de su Clave Unica de Servicios. Una vez efectuada la comunicación, las Administradoras deben inhabilitar el uso de la Clave Unica de Servicios.
ARTICULO 16. — El Sitio debe contar con medios que garanticen la confidencialidad de la Clave Unica de Servicios, estando absolutamente prohibida su difusión, copia y distribución.
ARTICULO 17. — Toda la información que las Administradoras proporcionen a través del Sitio, deberá ser concordante con la definida en la normativa vigente.
ARTICULO 18. — Para autorizar el procesamiento de cualquier operación, el Sitio debe verificar automática e inmediatamente que la información ingresada por los usuarios en los formularios electrónicos es correcta y concordante con la disponible en la AFJP en la que se encuentra el afiliado. Efectuada esta verificación, debe establecer la aceptación o rechazo del trámite.
ARTICULO 19. — Aceptado un requerimiento, la Administradora entregará en el mismo acto a través del Sitio un mensaje de confirmación de la operación. En caso de rechazo, el Sitio debe indicar inmediatamente al usuario la causa que lo origina y que tal circunstancia impide que su solicitud sea atendida.
ARTICULO 20. — Los requerimientos aceptados por la Administradora deben resolverse de acuerdo con los mismos procedimientos establecidos en la normativa vigente, como si hubieran sido presentados directamente en alguna de sus sucursales considerándose como fecha de inicio del trámite aquella en la que el formulario fue suscripto y aceptado.
Para estos efectos, cualquier trámite que se hubiere efectuado en días inhábiles o feriados, debe entenderse que fue realizado el día hábil siguiente inmediato.
ARTICULO 21. — Para la aplicación de la presente Instrucción, la fecha de suscripción de una solicitud será equivalente a la fecha de aceptación del requerimiento a través del Sitio, el cual debe ser aceptado o rechazado en el mismo día en que se produce. Asimismo, se entenderá que el día hábil termina a las DOCE (12) de la noche.
ARTICULO 22. — La Superintendencia de Administradoras de Fondos de Jubilaciones y Pensiones dispondrá de una clave de acceso a toda la funcionalidad del Sitio y a la base de datos que lo soporte.
ARTICULO 23. — Las Administradoras están obligadas a implementar y disponer de procedimientos de control que tengan como propósito verificar que las operaciones definidas en esta norma han sido correctamente ejecutadas. Asimismo, deben permitir a la Superintendencia el acceso expedito y sin formalidades a toda la información referida a los requerimientos y solicitudes efectuadas por los usuarios a través de este medio.
ARTICULO 24. — Para efectuar la suscripción electrónica del traspaso, el afiliado debe ingresar al Sitio. El sistema debe requerirle como mínimo, para su ingreso, los siguientes datos:
- CUIL
- CLAVE UNICA DE SERVICIOS
- FECHA DE NACIMIENTO
- PALABRA PERSONAL CLAVE (p. e., nombre de su ciudad favorita)
ARTICULO 25. — De tratarse del ingreso por primera vez, el sistema debe requerirle el cambio de la Clave Unica de Servicios otorgada por otra operativa. Si no se modifica la clave, debe rechazar el ingreso a la transacción indicándose la necesidad del cambio en cuestión. Una Clave que no haya sido modificada por el afiliado debe caducar dentro de los TREINTA (30) días corridos de haber sido generada.
ARTICULO 26. — El trabajador debe ingresar los siguientes datos:
- Tipo de Documento
- Número de Documento
- Fecha de Nacimiento
- Lugar de nacimiento
- Domicilio (calle, número, piso, departamento, Ciudad, Provincia, código postal)
- Teléfono con código de área
- Dirección de Correo Electrónico (en caso de disponer)
- Identificación del promotor de la AFJP: Apellido y nombres y Código SAFJP (en caso de su participación en la operación).
ARTICULO 27. — El sistema debe solicitar confirmación de los datos y una vez ratificados por el afiliado, debe mostrar el contenido del formulario "SAFJP de Oferta Complementaria", solicitando su lectura y aceptación. Esta leyenda debe permanecer en pantalla un mínimo de TREINTA (30) segundos. Recibida la confirmación, el sistema debe exponer el nombre de la AFJP en la cual se encuentra (AFJP antigua) y debe mostrar el listado de todas las AFJP para que seleccione a cuál quiere incorporarse (AFJP Nueva).
ARTICULO 28. — Confirmada la transacción, el sistema debe emitir un mensaje de solicitud procesada para el afiliado, pudiendo éste imprimir su Solicitud Electrónica o guardar la misma en un archivo. Cada operación procesada debe tener un número identificatorio de transacción.
ARTICULO 29. — La Solicitud Electrónica contendrá los siguientes datos:
- CODIGO AFJP ANTIGUA
- CODIGO AFJP NUEVA
- Número identificatorio de transacción
- CUIL/CUIT del trabajador
- Fecha de suscripción
- Apellido y Nombres
- Tipo de Documento (DNI/LE/LC o Cl en caso de extranjeros que no posean DNI)
- Número de Documento
- Fecha de Nacimiento
- Lugar de nacimiento
- Domicilio (calle, número, piso, departamento, Ciudad, Provincia, código postal)
- Teléfono con código de área
- Identificación del promotor de la AFJP: Apellido y nombres, Código SAFJP (en caso de haber participado en el asesoramiento y/o cobrar comisión)
ARTICULO 30. — El sistema debe emitir reportes electrónicos para las AFJP nueva, AFJP antigua y a la Superintendencia de AFJP. Se debe considerar la fecha de transacción como fecha de suscripción. A partir de allí se considera iniciado el proceso de traspaso, siendo el mes de suscripción el Mes 1 en los términos del artículo 12 de la Resolución SAFJP N° 768/95.
ARTICULO 31. — No podrán establecerse requisitos diferentes a los establecidos en el 3° de la Resolución SAFJP N° 768/95. La Nueva AFJP no podrá rechazar los traspasos suscriptos electrónicamente.
ARTICULO 32. — La Antigua AFJP podrá aplicar las siguientes causales de rechazo:
- Multisuscripción.
- No registra el ingreso de cuatro aportes obligatorios devengados e ingresados hasta el último día del mes anterior al de suscripción de la solicitud electrónica de traspaso (excepto indecisos).
- El afiliado percibe retiro transitorio por invalidez en la AFJP.
- El afiliado está gestionando una prestación previsional en la AFJP.
- No existe saldo positivo en la cuenta de capitalización individual.
- La cuenta de capitalización individual se encuentra en trámite de traspaso.
ARTICULO 33. — Se respetarán las fechas y actividades previstas en los artículos 12, 16 y concordantes de la Resolución SAFJP N° 768/95, con excepción del intercambio físico de solicitudes, las que en este caso serán reemplazadas por listados y archivos separados de las solicitudes suscriptas por las vías tradicionales.
ARTICULO 34. — No será necesario que las AFJP impriman los Formularios Electrónicos, siendo suficiente respaldo el backup del archivo de transacciones electrónicas, con su correspondiente identificación de fechas de operación.
ARTICULO 35. — La presente Instrucción entrará en vigencia una vez aprobadas las presentaciones de las AFJP que informen la disponibilidad del sistema de transacciones electrónicas, no pudiendo exceder dicho plazo de SEIS (6) meses a partir de la publicación de la presente.
ARTICULO 36. — Regístrese, comuníquese, publíquese, dése a la Dirección Nacional del Registro Oficial, y archívese. — CARLOS WEITZ, Superintendente de Administradoras de Fondos de Jubilaciones y Pensiones.
e. 7/10 N° 428.366 v. 7/10/2003