SUPERINTENDENCIA DE ADMINISTRADORAS DE FONDOS DE JUBILACIONES Y PENSIONES Instrucción Nº 4/2005

SUPERINTENDENCIA DE ADMINISTRADORAS DE FONDOS DE JUBILACIONES Y PENSIONES
Instrucción Nº 4/2005
Bs. As., 10/2/2005
VISTO las Instrucciones Nº 52/94, Nº 116/94, Nº 6/01 y Nº 8/02 del registro de esta SUPERINTENDENCIA DE ADMINISTRADORAS DE FONDOS DE JUBILACIONES Y PENSIONES, y
CONSIDERANDO:
Que la Instrucción SAFJP Nº 52/94 y modificatorias por la cual se aprobaron las "Normas para la administración de las cuentas de capitalización individual", abarcó entre sus disposiciones el tratamiento de diferentes aspectos de ese proceso.
Que en función de ello, resulta conveniente integrar en un texto autónomo las disposiciones necesarias para el respaldo de las bases de datos correspondientes a afiliados y los aspectos referidos a archivo físico de documentación.
Que asimismo es procedente disponer en esta misma normativa, los aspectos referidos a resguardo de documentación y archivo físico documental.
Que la Gerencia de Asuntos Jurídicos y Secretaría General ha emitido dictamen de legalidad en su carácter de servicio jurídico permanente.
Que esta instancia se encuentra facultada para el dictado de la presente medida en atención a las prescripciones contenidas en el artículo 119, inc. b), de la Ley Nº 24.241.
Por ello,
EL SUPERINTENDENTE DE ADMINISTRADORAS DE FONDOS DE JUBILACIONES Y PENSIONES
INSTRUYE:
"ARCHIVO FISICO DOCUMENTAL"
ARTICULO 1º — Los registros auxiliares y archivos computacionales definidos en la normativa vigente, referidos a cuentas de capitalización individual, aportes pendientes y archivo de afiliados, deberán respaldarse al cierre de la actualización del patrimonio del fondo de la siguiente forma:
a) Mensualmente, las AFJP deberán resguardar los archivos computacionales mediante un backup integral de la totalidad de la información contenida en las Bases de Datos, conservando tres generaciones de los respectivos archivos, para asegurar más eficazmente las posibilidades de reconstrucción de la información.
b) Anualmente, coincidiendo con la actualización del patrimonio del fondo inmediata posterior de ocurrido el cierre del ejercicio o, con carácter de excepción cuando se saque información de línea, las AFJP deberán efectuar una grabación de la información contenida en las Bases de Datos en discos ópticos de tecnología CD-W no regrabables, debiendo resguardar en el proceso los programas que permitan acceder a la información y los procesos de recuperación.
Alternativamente, las AFJP podrán utilizar otro medio que asegure la inalterabilidad, perdurabilidad y accesibilidad a los datos resguardados, previendo su adaptación ante los avances tecnológicos.
Estos respaldos deberán resguardarse de manera permanente.
c) Asimismo, las AFJP dispondrán de un Plan de Contingencias, formalizado por escrito, y firmado por el responsable del área de Sistemas, el Gerente General y el Contralor Interno de la AFJP, con sujeción a las pautas mínimas consignadas en los puntos precedentes, que garanticen la reconstrucción e inalterabilidad de la información.
Como mínimo con frecuencia anual, este Plan de Contingencias deberá ser ratificado o rectificado.
ARTICULO 2º — Las AFJP deberán disponer computacionalmente del registro completo de la cuenta personal del trabajador desde que se incorporó al Régimen de Capitalización, incluyendo la totalidad de sus movimientos de ingresos y egresos.
ARTICULO 3º — En el caso de traspasos de una AFJP a otra, la antigua AFJP transferirá a la nueva computacionalmente el registro magnético con la totalidad de los movimientos que conforman la cuenta de capitalización individual y los datos más relevantes del Archivo de Afiliados, incluyendo la Historia Previsional del trabajador, conforme la normativa vigente.
ARTICULO 4º — Cada Administradora deberá organizar un archivo físico únicamente con la documentación que genere cada trabajador en el período en que estuvo vigente la cuenta de capitalización individual, sin que sea necesario que se traspasen de una AFJP a otra. Dentro de estos antecedentes se tienen los siguientes:
a) Original de la Solicitud de Afiliación.
b) Original de la Solicitud de Traspaso, según corresponda a la nueva o antigua AFJP.
c) Contrato de depósitos convenidos.
d) Modificación de antecedentes previsionales.
e) Documentos que originan ajustes en el saldo de la cuenta de capitalización individual.
f) Otros antecedentes que sean relevantes en la situación previsional del trabajador.
ARTICULO 5º — El ámbito físico destinado al archivo deberá estar ubicado en la localidad donde se encuentra la Sede Central de la A.F.J.P. y contar como mínimo con los siguientes requisitos y elementos de seguridad:
a) Ubicarse en una área debidamente delimitada y de uso exclusivo.
b) El acceso será controlado y restringido sólo a personal autorizado.
c) El espacio físico debe disponer de una estructura sólida.
d) Contar con sistemas de alarma y prevención contra incendio, robo, inundación y temperatura.
e) Adicionalmente podrá disponer de otros elementos de seguridad que la AFJP estime apropiados.
ARTICULO 6º — No será necesario que los documentos previsionales se encuentren archivados en un sólo expediente, sino que podrán ubicarse en distintos sectores, pero debidamente controlados y organizados en forma alfabética. Podrán aplicarse otros criterios siempre que queden explicitados claramente en las normas de procedimiento interno de las Administradoras, resulten de fácil comprensión y garanticen un acceso expedito a la documentación. Cabe destacar, que estos antecedentes constituyen el respaldo de los registros computacionales del Archivo de Afiliados y de la cuenta de capitalización individual, motivo por el cual deben ser de fácil acceso y contar con folios o punteros lógicos que permitan direccionar su búsqueda.
ARTICULO 7º — Un sector del archivo físico deberá destinarse a la documentación de la contabilidad del Fondo de Jubilaciones y Pensiones y de la A.F.J.P., anterior a los DOS (2) últimos años de operación, ordenados por mes en forma correlativa. La documentación de respaldo que por su volumen no pueda adjuntarse a los comprobantes (nóminas, listados, microfichas, etc.), deberá ubicarse en el mismo sector con folios o punteros lógicos que permitan referenciarla adecuadamente.
ARTICULO 8º — Los libros contables exigidos por las disposiciones legales vigentes y toda la documentación respaldatoria de las operaciones de la AFJP y del Fondo de Jubilaciones y Pensiones, no regulada en otras normas, serán conservados y resguardados por el plazo de DIEZ (10) años conforme a las disposiciones del Código de Comercio y restante legislación aplicable a las sociedades anónimas.
Dicho plazo se contará a partir del primer día del año siguiente a aquél a que se refiere la última registración.
Cumplido el plazo establecido precedentemente, y si existieran controversias judiciales o extrajudiciales sobre los registros o documentación mencionados, el plazo se extenderá hasta DOS (2) años después de su resolución definitiva. Los libros contables y la documentación respaldatoria de las operaciones de la AFJP y del Fondo de Jubilaciones y Pensiones deben ubicarse en la misma ciudad donde se encuentra la Sede Central de la Administradora".
ARTICULO 9º — Las A.F.J.P. deberán adoptar todas las medidas necesarias para controlar el tráfico de documentos que entran y salen del archivo físico, implementando procedimientos que permitan identificar los antecedentes que se retiran y la persona responsable de su devolución, registrando las fechas de ingreso y egreso con las respectivas firmas que certifiquen el hecho.
ARTICULO 10 — Los registros auxiliares de las cuentas de mayor del patrimonio del Fondo de Jubilaciones y Pensiones conformado por las cuentas de capitalización individual y los aportes pendientes, cuyos movimientos de ingresos, egresos y traspasos se encuentren detallados a nivel individual por cada trabajador, se actualizarán mensualmente y se respaldarán en la forma prevista en el artículo 1º.
ARTICULO 11 — Las AFJP deberán digitalizar (imagen plana) los originales de las solicitudes de afiliación, de las solicitudes de traspaso, de los contratos de depósitos convenidos y los legajos de los reclamos.
En los casos de traspasos efectuados por apoderado, además del original de la solicitud de traspaso, las AFJP deberán digitalizar el testimonio original de la escritura de poder.
El resguardo de las imágenes deberá efectuarse en un medio inalterable que permita reproducir en cualquier momento la imagen grabada.
El proceso de digitalización deberá efectuarse dentro de los SEIS (6) meses posteriores al período de emisión del documento. En el caso de reclamos, el período se computará a partir de la emisión del dictamen.
ARTICULO 12. — El proceso de digitalización deberá desarrollarse de acuerdo a la legislación vigente, complementado con mecanismos específicos que exija la Superintendencia para certificar los niveles del control de calidad. Sin perjuicio de ello, la AFJP deberá adoptar todas las medidas necesarias para asegurarse de que la imagen grabada sea igual al documento original, respaldado físicamente en un medio inalterable.
ARTICULO 13. — Una copia de los documentos microfilmados / digitalizados deberá mantenerse en una bóveda de seguridad externa a la Administradora, ubicada en la misma ciudad donde se encuentra la sede central de la AFJP y accesible a los funcionarios de esta Superintendencia para que puedan desarrollar sus funciones de control.
ARTICULO 14. — Transcurrido el plazo establecido en el artículo 8º, las administradoras podrán destruir los originales de los contratos de depósitos convenidos que hubieran digitalizado.
ARTICULO 15. — Cuando una Administradora solicite a otra AFJP un documento, esta última podrá remitir una copia de la imagen digitalizada con un sello que señale que se trata de una copia del original.
ARTICULO 16. — Sustitúyese el artículo 3º de la Instrucción SAFJP 6/2001, por el texto indicado a continuación:
"Artículo 3º. Las Administradoras de Fondos de Jubilaciones y Pensiones deberán verificar que la documentación que se remita al proveedor de los servicios mencionados en el Artículo 1º de esta Instrucción, se encuentre previamente resguardada de acuerdo a la normativa vigente, aunque no se hayan cumplido los plazos fijados para su digitalización."
ARTICULO 17. — Deróganse las Instrucciones SAFJP Nº 116/1994 y Nº 8/2002 a partir de la entrada en vigencia de la presente.
ARTICULO 18. — La presente instrucción entrará en vigencia el primer día hábil del mes siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial.
ARTICULO 19. — Regístrese, comuníquese, notifíquese a las Administradoras de Fondos de Jubilaciones y Pensiones, dése a la Dirección Nacional del Registro Oficial, publíquese, y cumplido, archívese. — Dr. JUAN HORACIO GONZALEZ GAVIOLA, Superintendente de Administradoras de Fondos de Jubilaciones y Pensiones.
e. 15/2 Nº 471.722 v. 15/2/2005